Das perfekte Mitarbeitergespräch

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Damit das Gespräch ein Erfolg wird, ist eine gute Vorbereitung notwendig. Das betrifft Mitarbeiter und Chef gleichermassen. Dieser Blogbeitrag soll helfen, sich optimal auf das Mitarbeitergespräch einzustimmen und gibt zusätzliche nützliche Tipps. Viel Spass beim Lesen!

 

Übersicht:

1. 1. Weshalb Mitarbeitergespräche?
2. 2. Die Vorbereitung auf das Mitarbeitergespräch
3. 3. Wie erreicht man eine hohe Kundenzufriedenheit? Wir geben Ihnen 6 Ansätze!
4. 4. Der Gesprächsablauf
5. 5. Nach dem Mitarbeitergespräch, wie weiter?
6. 6. Fazit

 

Weshalb Mitarbeitergespräche?

 

Regelmässig finden heutzutage Gespräche zwischen Mitarbeiter und Chef statt. Durch die enge Zusammenarbeit können Sie die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter je länger je besser kennen lernen. Holen Sie das Beste aus jedem Mitarbeiter heraus.

Die Angst vor dem Ungewissen macht Arbeitnehmer vor einem Gespräch oft nervös. Wenn Sie Ihren Mitarbeiter jedoch darüber orientieren worum es geht, kann er es richtig einordnen. Es kann grob gesagt, zwischen folgenden Gesprächsarten unterschieden werden:

 

1. Das Anerkennungsgespräch

Grund: Dank seiner ausserordentlichen Leistung verdient ein Mitarbeiter Anerkennung.
Ziel: Motivation vom Mitarbeiter durch ein positives Feedback.

 

2. Das Beurteilungsgespräch

Grund: Eine Beurteilung der Leistungen eines Mitarbeiters.
Ziel: Festsetzung und Bewertung der Arbeitsziele und bisherigen Leistungen.

 

3. Das Kritikgespräch

Grund: In manchen Situationen verhielt sich ein Mitarbeiter nicht korrekt.
Ziel: Anregung zur Verbesserung.

 

4. Das Einführungsgespräch

Grund: Ein neuer Angestellter soll eingearbeitet werden.
Ziel: Eine reibungslose und rasche Einarbeitung des neuen Mitarbeiters.

 

5. Das Delegationsgespräch

Grund: Übernahme bestimmter Aufgaben von anderen Mitarbeitern.
Ziel: Motivation und Einweisung für delegierte Aufgaben.

Auch wenn es sich um ein Kritikgespräch handelt soll Leistung und Stimmung im Team gefördert werden. Wichtig ist, dass ein Gespräch nicht einseitig sein soll, sondern für Mitarbeiter und Chef eine Plattform für den Austausch bietet.

 

Vorteile des Mitarbeitergesprächs für den Arbeitnehmer:

• Probleme können angesprochen und erklärt werden
• Rückmeldungen sind für möglich
• Der Mitarbeiter erhält Anerkennung
• Klarheit verschafft Sicherheit
• Ehrliches Feedback schafft Potenzial zur Verbesserung

 

Vorteile des Mitarbeitergesprächs für den Arbeitgeber:

• Abmachen der Leistungsziele
• Stärken von Mitarbeitern kennenlernen und wirksam nutzen
• Missverständnisse ausräumen
• Wünsche und Ziele der Mitarbeiter in Kenntnis bringen

 

Die Vorbereitung auf das Mitarbeitergespräch

Wollen Sie das Mitarbeitergespräch effektiv nutzen? Sorgen Sie für klare Erwartungen. Beide Parteien sollten im Voraus wissen, worum es im Gespräch geht. Dadurch können Sie sich optimal vorbereiten. Durch die klaren Gesprächsziele verläuft die Unterhaltung zielgerichtet.

 

Aus der Sicht des Arbeitgebers

Die Motivation der Mitarbeiter ist das Hauptziel des Gesprächs, unabhängig davon worum es im Detail beim Gespräch geht. Seien Sie klar in Ihren Aussagen und begegnen Sie sich immer auf gleicher Augenhöhe. Somit schaffen Sie Vertrauen.

Vor dem Beginn der Planung von Mitarbeitergesprächen tragen Sie alle wichtigen Informationen wie Personalakte einschliesslich des Arbeitsvertrags, Beurteilungen und Protokolle aus den vorherigen Gesprächen zusammen.

Beachten Sie danach bei der Vorbereitung folgende Punkte.

Planung des Orts, Zeitpunkts und der Dauer:

Der Termin sollte immer wenigstens zwei Wochen vor Durchführung vereinbart und an einem passenden Ort stattfinden. Legen Sie für das Gespräch ausreichend Zeit (z.B. etwa 60 Minuten) fest. Sie sollten ebenfalls dafür sorgen, dass das Gespräch nicht gestört wird. Ziehen Sie sich in einen geschützten Raum zurück.

Planung der Gesprächsinhalte:

Vor dem Termin sollte der Mitarbeiter informiert werden, worum es während des Gesprächs geht. Damit kann er sich auf das Gespräch genügend vorbereiten und es stärkt sein Vertrauen.

Bei der Vorbereitung des Gesprächsinhalts können folgende Fragestellungen helfen:

• Zu welchem Zweck und mit welchem Ziel führen Sie das Gespräch?
• Hat der Mitarbeiter seine Aufgaben aus der letzten Beurteilung erfüllt?
• Welche Schwächen und Stärken zeigt Ihr Mitarbeiter?
• Was erwarten Sie in Zukunft von ihm?
• Wie kann er die vorgenommenen Ziele erfüllen?

Planung des Gesprächsablaufs:

Die optimale Reihenfolge der Themenpunkte ist wichtig. Weiter unten erhalten Sie weitere Informationen dazu.

 

Aus der Sicht des Arbeitnehmers

Die Aufgabe des Arbeitnehmers ist sich so auf das Gespräch vorzubereiten, dass er weiss, was er dem Vorgesetzten eigentlich mitteilen möchte. Er soll sich auch Gedanken machen, was seit dem letzten Gespräch überhaupt gelaufen ist. Im Rahmen des Gesprächs kann er seine Standpunkte, Perspektiven und Ziele ansprechen.

Vor dem Gespräch sollten Sie folgende Fragen beantworten können:

• Aus welchem Grund findet das Mitarbeitergespräch statt? Um welche Art des Gesprächs handelt es sich?
• Haben Sie im letzten Gespräch eine Vereinbarung getroffen? Falls ja, haben Sie sie eingehalten?
• Welche Punkte würden Sie gerne ansprechen? Möchten Sie berufliche Erfahrungen im Ausland sammeln, indem Sie zum Beispiel an einem bestimmten Projekt mitwirken? Warum sollte Sie Ihr Vorgesetzter bei diesem Wunsch unterstützen?
• Möchten Sie sich weiterbilden? Welche Weiterbildungsmassnahme schlagen sie konkret vor?
• Sind Sie zufrieden mit der von Ihnen geleisteten Arbeit? Sind Sie unter- oder überfordert?
• Welche Schwächen und Stärken haben Sie? Werden diese richtig eingesetzt?
• Wie wünschen Sie sich Ihre Zukunft im Unternehmen? Möchten Sie auf der Karriereleiter hochzuklettern? Welche Art von Karriere streben Sie an (Führung, fachlich)?

 

3. Der Gesprächsablauf

Jedes Mitarbeitergespräch verläuft unterschiedlich. Im Prinzip kann ein Mitarbeitergespräch in folgenden Phasen aufgeteilt werden.

Phase 1: Einstieg

• Begrüssung
• Gesprächseinstieg durch Eisbrecher (Wie war es in den Ferien etc.)
• Informationen zum Ablauf, Raster, etc.

 

Phase 2: Feedback

• Welche Ziele und Aufgaben hat der Angestellte gehabt? Wurden sie gut erreicht bzw. erledigt?
• Was ist gut gelaufen und was weniger?
• Ist der Mitarbeiter mit seinem Umfeld, der Situation und sich selbst zufrieden?

 

Phase 3: Planung

• Was sollte beibehalten oder verbessert werden?
• Welche Aufgaben sollen neu dazukommen bzw. weggefallen?
• Welche Ziele sollten Mitarbeiter erreichen?
• Wie kann sich der Mitarbeiter in seiner Tätigkeit verbessern/weiterentwickeln?

 

Phase 4: Zukunft

• Was wünscht der Angestellte für die Zukunft?
• Wo wäre er gerne in ein paar Jahren?
• Welche Wünsche hat er gegenüber seines Arbeitgebers?
• Wo sieht der Vorgesetzte den Angestellten in Zukunft?

 

Phase 5: Abschluss

• Ergebnisse des Gespräch zusammenfassen
• Vereinbarungen treffen
• Gibt es weitere Punkte, die der Mitarbeiter ansprechen möchte?
• Positiv verabschieden und sich für das gute Gespräch bedanken.

 

4. Nach dem Mitarbeitergespräch

In dieser Phase sollten beide Gesprächspartner das Gespräch reflektieren, somit nachbearbeiten und auf folgenden Fragen antworten:

• Haben wir alle Schlüsselthemen besprochen?
• Sind Sie mit dem Verlauf vom Gespräch zufrieden?
• Was würden Sie nächstes Mal anders machen?
• Haben Sie Ihre Erwartungen deutlich kommuniziert?

Falls es zusätzlichen Gesprächsbedarf gibt, sollten Sie bald wie möglich einen nächsten Termin vereinbaren.

 

Ziele und Vereinbarungen festhalten

Üblich findet ein Beurteilungsgespräch alljährlich statt und an seinem Ende werden Ziele schriftlich vereinbart.

Der Arbeitgeber und der Arbeitnehmer erarbeiten gemeinsam diese Zielvereinbarung und unterschreiben sie im Anschluss. Ob die Vereinbarungen eingehalten und die Zeile umgesetzt wurden, sollten sie mit der Zeit geprüft werden. Falls Sie später Misserfolge und Erfolge exakt messen möchten, formulieren Sie die Ziele so konkret wie möglich.

Die schriftliche Zielvereinbarung hat diese Vorteile:

• Sorgt für Orientierung und Sicherheit
• Ziele können diskutiert werden
• Schafft Klarheit auch für zukünftige Gespräche

 

5. Die richtige Rückmeldung

Feedback zu geben und anzunehmen ist sehr wichtig. Die Kommunikation kann mit Hilfe von Feedback im Unternehmen verbessert und Missverständnisse können aus der Welt geschafft werden. Rückmeldung wird manchmal fälschlicherweise als Kritik verstanden.

Beim Feedback sollen ein paar folgende Punkte beachtet werden.

 

Rückmeldung richtig geben

• Begründen Sie Ihr Feedback immer mit konkreten Beispielen und Situationen. Der Gesprächspartner kann dadurch besser nachvollziehen, was Sie meinen.
• Formulieren Sie Ihre Rückmeldung als Ich-Botschaft. Die Rückmeldung wird besser aufgenommen, wenn nicht mit dem „Du hast„-Finger auf den Gegenüber gezeigt wird. Formulieren Sie Ihre Sätze bspw. „Ich habe das Gefühl, dass…“.
• Formulieren Sie Vorschläge zur Verbesserung. Falls Sie ein negatives Feedback geben, sollten auch Verbesserungsvorschläge oder Anregungen folgen. Der Empfänger hat somit konkrete Handlungsalternativen und wird sich eher daran orientieren.
• Packen Sie Ihre negative Rückmeldung zwischen zwei positive Feedbacks. Es handelt sich um die Sandwich-Methode. Mit dieser Methode können Sie negative Rückmeldung sanfter vermitteln. Der Zuhörer wird wahrscheinlich schon verstehen, was Sie im Sinn haben, deshalb sollten Sie diese Methode nur selten verwenden.
• Formulieren Sie immer ehrlich und fair.

 

Rückmeldung richtig annehmen

• Wichtig ist: ausreden lassen. Selbst wenn Sie mit dem Gesagten nicht einverstanden sind, sollten Sie die Meinung des Gegenübers respektieren. Lassen Sie den Gesprächspartner den Gedanken zu Ende formulieren und äussern Sie sich anschliessend dazu.
• Das Fremdbild kann oft vom Selbstbild abweichen. Vermeiden Sie daher verfrühte Rechtfertigungen.
• Fragen Sie bei Unklarheiten lieber noch einmal nach, sodass Missverständnisse vermieden werden können.

 

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6. Fazit

Das Mitarbeitergespräch wird als eines der wichtigsten Führungsmittel angesehen. Unterschätzen Sie es daher nicht. Durch klare und konstruktive Gespräche lassen sich Stimmung im Team häufig verbessern.

Natürlich kann es passieren, dass Dinge auch bei einer guten Vorbereitung schiefgehen. Es ist aber wichtig, das Gespräch unvoreingenommen zu betreten und sich zu bemühen, die Position Ihres Gesprächspartners zu verstehen.

Mittels einer guten Vorbereitung können Sie Ihrem Gegenüber einen guten Eindruck hinterlassen. Das wiederum wirkt sich positiv aufs Gespräch aus.